Para quem trabalha em casa e tem seu empreendimento é muito importante acostumar-se a planejar seu dia. Ter tudo organizado irá garantir que suas metas e objetivos sejam concluídos da forma como você deseja.

Começar a ter o hábito de se planejar pode demorar um pouco, mas saiba que é muito prazeiroso e até viciante porque logo nas primeiras semanas você percebe que funciona bastante, e fazer checklists pode ser tornar um vício!

Outro motivo para que você tenha sua rotina planejada é que com isso você entende que seu tempo está sendo usado para coisas que realmente importam e trás aquela sensação de que tudo está fluindo.

Quando você não se planeja é comum no final do dia sentir que você não fez nada ou então realmente procrastinar, deixando para depois as coisas que são realmente importantes para o seu trabalho. Ao preencher cada hora do seu tempo com tarefas que irão te ajudar a realizar um objetivo, você percebe que seu dia está sendo realmente produtivo, ou seja, você está produzindo mais e melhor, concluindo tudo que você deseja.

Como criar uma rotina produtiva

Para começar a se planejar é importante mudar sua mentalidade e compreender que cada hora do seu dia fará uma diferença enorme para as coisas que você quer concluir. Aqui não estamos falando apenas de sonhos, mas também de coisas simples do cotidiano como limpar a casa ou arrumar os quartos.

Essa é a visão geral do Google Calendar

Uma ferramenta fundamental para planejar seu dia é o calendário, então aqui vamos usar o Google Calendar porque ele é gratuito e fácil de usar.

Também é possível acessar suas tarefas através do aplicativo Google Calendar disponível para Android e iOS. Assim você sempre terá em mãos tudo o que você precisa fazer.

Para que você saiba exatamente os tipos de tarefas que precisa realizar você pode criar agendas dentro do Google Calendar. Elas são separadas por cores e você pode visualizar separadamente as tarefas de cada agenda como no exemplo abaixo.

Então, por exemplo, eu tenho uma agenda para Posts do Blog, outra para Planejamento, outra para Trabalho, outra para pessoal etc. Eu posso deixar tudo marcado e ver como está meu planejamento completo ou então eu posso selecionar uma agenda e ver como está o planejamento para o meu trabalho, por exemplo.

Para criar uma Agenda você vai na lateral esquerda em Agendas e então clique nos três pontos ao lado de Adicionar Agenda. Depois clique em ‘Nova Agenda’. Na tela que abrir você pode digitar o nome da agenda. Aqui estão algumas exemplos:

• Artigos do Blog (ótimo para criar seu Calendário Editorial)
• Tarefas domésticas (seus afazeres de casa)
• Pessoal (consultas médicas, encontro com seus amigos, cinema com namorado etc.)
• Trabalho (seu planejamento para que seu trabalho funcione como compras de materiais, reunião com cliente, responder e-mails etc.)
• Estudos (seus cursos e momentos para se enriquecer intelectualmente)

E por aí vai. Não precisa seguir exatamente o que estamos propondo. Você pode e deve criar agendas que sejam funcionais para o seu dia a dia.

Agora você precisa preencher os seus dias com as suas tarefas. Vamos começar pelas tarefas urgentes, aquelas que precisam ser feitas assim que for possível. Verifique se essas tarefas tem datas ou prazos para realizar então coloque no seu calendário, não esquecendo de indicar em qual agenda ela se encaixa.

Para criar uma tarefa basta clicar na data que você quer que irá aparecer uma tela para você preencher.

Você pode selecionar o horário de início e fim, mas clicando em ‘Mais Opções’ você também pode indicar que esse evento dura o dia inteiro.

Em ‘Mais opções’ também é possível:

• Indicar se essa tarefa se repete ou não (para eventos que se repetem dentro de um período como ir à academia ou fazer compras);
• Inserir um local;
• Pedir para ser notificado;
• Mudar a agenda;
• Acrescentar uma descrição (como uma lista de compras ou informações que precisam ser lembradas depois);

Tudo pronto? Basta clicar em ‘Salvar’.
Faça isso com o restante das suas tarefas urgentes, sempre verificando os prazos.

Aqui estão algumas dicas importantes para preencher e planejar seus outros dias:

1. Coloque primeiro as tarefas que sempre se repetem, dessa forma você sabe que aquele horário estará sempre ocupado por outra atividade;
2. Insira as tarefas que já tem data marcada (e você deixou anotado mentalmente), como consulta ao médico ou reunião com cliente;
3. Defina horários que você consegue realmente concluir uma tarefa. Não adianta preencher seu dia com várias atividades que você não conseguirá realizar. Seja realista em relação ao tempo das tarefas;
4. Também é importante levar em conta o tempo de outras atividades como deslocamento de um local a outro. Por exemplo, se você vai na academia às 8h e saí às 9h, é necessário considerar a volta para casa e outras tarefas como se alimentar e tomar banho antes de colocar preencher com alguma coisa às 9h;

Tarefas e Checklists

Para que seu calendário não fique uma bagunça, é importante que você coloque as tarefas de forma geral. Por exemplo, você precisa limpar o quarto das crianças. Não é necessário colocar no calendário parte por parte (arrumar as gavetas, varrer o chão, colocar roupa para lavar etc.). Para isso servem as Checklists, que são pequenas atividades que você vai fazer ao longo do processo.

Você pode usar o campo ‘Descrição’ para escrever suas checklists ou então usar um dos aplicativos abaixos:

• Asana
• Trello
• Evernote
• Google Keep

Sobre as metas maiores

Para realizar objtivos maiores é necessário criar um plano de ação, ou seja, listar etapa por etapa do que precisa ser feito para que sua meta seja realizada e então encontrar espaços disponíveis no seu planejamento diário para preencher com essas etapas.

Por exemplo, se você tem como meta viajar para a Irlanda em 2020, então algumas etapas poderiam ser:

1. Estudar mais inglês;
2. Tirar o passaporte;
3. Comprar Euro;
4. Dar aulas particulares para fazer uma renda extra;

Daí é preciso arrumar espaços na sua rotina para que você consiga fazer um curso de inglês, ir até a Polícia Federal tirar seu passaporte, tirar um dia para comprar o Euro, ter um horário depois do seu trabalho para dar aulas particulares e ganhar um dinheiro extra.

Sua rotina produtiva começa pela formação do hábito

Você se animou em preencher seus dias com suas tarefas, isso é ótimo! Mas para que dê certo é preciso ter o hábito de sempre checar seu calendário e seguir o que você planejou. Também é necessário entender que nem sempre as coisas sairão conforme planejado, então o lado bom do Google Calendar é que você pode arrastar para outra data alguma tarefa que ficou pendente.

Uma dica que dou é que ao final do dia você sempre faça uma checagem do que ficou faltando e já tente encaixar esses afazeres no dia seguinte ou outra data que você consiga finalizar.

Outras dicas para ter mais produtividade no dia a dia

Prioridades

Para que tudo dê certo é muito importante ter bem claro quais são suas prioridades e criar sua rotina de acordo com elas. Só assim você terá um planejamento realmente eficaz que te ajudará a realizar seus objetivos.

Na noite anterior, quando for planejar seu dia, defina até 3 prioridades que você precisa concluir para que seu trabalho flua da maneira correta.

Deixe o mais difícil para a parte da manhã

Se você teve uma ótima noite de sono, então sua mente estará mais fresca e trabalhará melhor pela manhã.

Deixe esse momento para as tarefas mais difíceis ou complicadas, fazendo com que as outras, ao final do dia, se tornem moleza para você.

Planeje seu dia sempre ao final do dia anterior

Para não perder tempo de manhã uma dica simples mas que fará toda a diferença é planejar seu próximo dia sempre na noite anterior, porque dessa forma você consegue organizar sua rotina de acordo com a análise dos resultados que teve durante seu dia, arrumando um tempo para finalizar o que ficou faltando.

Isso não impede que você também planeje sua semana, distribuindo seus afazeres pelos dias. Mas se uma tarefa deixou de ser feita na segunda, por exemplo, você precisa reorganizar seu dia seguinte para que ela possa ser finalizada assim que der.

De acordo com o que você planejou, qual seria o melhor horário para concluir o que você começou no dia anterior?

Divida suas tarefas em categorias

Para aproveitar ao máximo do seu tempo você pode organizar seu dia por categorias ou blocos.

Tarefas domésticas (lavar roupa, limpar o quarto, passar aspirador no chão etc.), coisas para fazer na rua (mercado, academia, ir aos correios etc.), ligações (para clientes, marcar médico etc.), redigir documentos (responder e-mails, fazer orçamento etc.)… Se houver mais de uma tarefa do mesmo bloco, agrupe-as para que você possa fazer tudo de forma mais rápida.

Observe o tempo de cada tarefa

Se uma tarefa se repete com frequência, é importante observar quanto tempo você leva para realizá-la. Assim você pode ser ainda mais realista quando for repetir essa tarefa em outros dias.

Não seja multitarefas

Muitos estudos (inclusive da Universidade do Michigan) mostram que fazer várias coisas ao mesmo tempo não é produtivo, ao contrário do que se pensa.

É muito comum querermos fazer várias coisas ao mesmo tempo, achando que estamos adiantando algo, mas na verdade você está apenas começando uma tarefa sem terminar e, muito provavelmente, nenhuma delas será feita 100% da forma como deveria.

Ao criar sua rotina produtiva seja fiel a ela. Se enquanto estiver fazendo algo você lembrar que precisa fazer outra coisa, anote ou abra seu calendário para arrumar um encaixe para essa tarefa, e rapidamente volte ao que você estava fazendo antes.

Um ótimo jeito de anotar é usando post-its ou o Google Keep. Você pode anotar rapidamente o que você precisa lembrar depois para colocar na sua agenda.

O legal é que se você colocar um lembrete, ele sincroniza automaticamente com o seu Google Calendar e irá aparecer na sua agenda.

Ter foco é importante para finalizar o que você começou e ser multitarefas só atrapalha, já que você apenas deseja fazer várias coisas ao mesmo tempo e não consegue finalizar nenhuma delas.

Inclua pequenas folgas entre uma tarefa e outra

Por aqui sempre bato na mesma tecla que sua mente precisa de descanso para continuar trabalhando de forma eficaz. Então é importante ter foco total no que você está fazendo, mas depois você precisa descansar e se distrair com outras coisas por alguns minutos.

Aproveite esse momento para checar as novidades, beber água e se alongar, mas lembre-se que você precisa voltar para começar outra tarefa.

Concluir todas as tarefas do seu dia é primordial para realizar seus objeitvos. Por isso descanse, mas evite a procrastinação.

Entenda qual o seu momento criativo

Para tarefas que precisam da sua criatividade é importante entender qual é a sua melhor hora do dia para você criar sua rotina de acordo com isso.

Há pessoas que criam melhor depois do almoço e tem pessoas que preferem usar a manhã para isso.

Se você ainda não sabe qual o melhor horário para suas tarefas criativas, então faça testes para perceber qual parte do dia você se desempenha melhor.

Equilibre as tarefas

Ao planejar sua semana, avalie se não há outras tarefas que você esteja esquecendo.

É preciso ter foco para realizar suas metas, mas você não pode esquecer de outros compromissos.

Conclusão

Quando a gente planeja nossa rotina, as coisas sempre fluem melhor e temos a sensação de que estamos realmente produzindo coisas e estando cada vez mais perto de realizar o que queremos.

Se tiver alguma outra sugestão para te ajudar a se organizar, deixe nos comentários!

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