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4 dicas para organizar e gerenciar os e-mails do seu negócio sem enlouquecer
4 dicas para organizar e gerenciar os e-mails do seu negócio sem enlouquecer
Empreendedorismo

4 dicas para organizar e gerenciar os e-mails do seu negócio sem enlouquecer

Publicado em
24 de janeiro de 2020
Escrito por

Se você tem um negócio, um e-mail é essencial nos dias atuais para ter contato com clientes, fornecedores etc.

Mas o que deveria ser um facilitador pode se tornar um impecilho para a produtividade se você não consegue organizar seus e-mails – o que é realmente muito comum.

Então aqui vão algumas dicas super valiosas para te ajudar a lidar com as dezenas de e-mails diários que talvez você receba e que te fazem perder boas horas do seu dia.

Usufrua do poder do Gmail

É importante e profissional que seu negócio tenha um e-mail de domínio próprio (por exemplo, ola@coreseflores.blog), mas nem sempre os servidores disponíveis nas hospedagens são tão eficientes como o serviço de e-mail do Google.

Por isso você pode usar o Gmail como alias, ou seja, receber e enviar e-mails de domínio próprio diretamente do servidor do Google.

Além de poder usufruir de toda a potência do Gmail, isso te serve como um backup caso você perca os e-mails da sua hospedagem porque todos os seus e-mails recebidos na hospedagem também serão encaminhados para o servidor do Google, criando uma cópia segura de tudo.

1. Tenha um e-mail somente para o seu negócio

Nada de misturar seu e-mail pessoal com o de trabalho!

Para algumas pessoas isso pode se tornar mais confuso porque são duas contas de e-mails que é preciso gerenciar, mas acredite: é muito mais profissional você ter um e-mail somente com conteúdo referente ao seu trabalho.

Além disso, ter e-mails separados irá garantir que você não receba em sua conta profissional e-mails da sua assinatura da Netflix, informações das suas redes sociais ou e-mails marketing de lojas que você fechou uma compra recentemente.

Quando você precisar buscar um e-mail específico, você saberá exatamente onde ir.

Outra coisa importante que irá te salvar do caos: evite ao máximo assinar lista de e-mails (ou newsletters) usando o e-mail do seu negócio. Você começará a receber muitos conteúdos que talvez atrapalhem no gerenciamento do seu negócio e te tomarão mais tempo para organizar tudo.

Caso você já tenha assinado um monte de coisa com seu e-mail de trabalho, você pode usar o Unroll.Me para sair de todas as listas de e-mails.

2. Defina um horário para responder seus e-mails

Checar a caixa de entrada de dez em dez minutos e querer responder sempre que chegar e-mail atrapalha e muito sua produtividade. Você está interrompendo uma tarefa para realizar outras, e já falamos por aqui que foi comprovado cientificamente que ser multitarefas não é nada produtivo.

Como criar uma rotina produtiva com Google Calendar

Por isso é preciso reservar um espaço na sua agenda para gerenciar seus e-mails. A frequência vai depender do seu negócio e do volume de e-mails que costuma chegar na sua caixa de entrada por dia, mas é realmente importante criar o hábito de checar e responder e-mails em horários específicos.

Assim você consegue se concentrar em outras atividades do seu negócio com mais tranquilidade.

3. Use templates para e-mails parecidos

É muito provável que você receba e-mails muito parecidos (como dúvidas, pedidos de orçamento, agendamento de reuniões etc.) e que, consequentemente, precisarão de respostas parecidas.

Para economizar tempo você pode criar templates que são documentos com conteúdo pronto que você irá copiar e colar no corpo do e-mail, editando apenas algumas informações como nomes e datas, por exemplo.

Uma forma fácil de fazer isso é criando o conteúdo do e-mail usando o Google Docs, porque dessa forma seus templates ficarão na nuvem podendo acessá-los de qualquer lugar.

Mas se você usa o Gmail, você pode usar a função Modelo.

Depois de abrir o seu Gmail, você deve clicar na grenagem “Configurações“, e em seguida ir em “Avançado“. Procure por “Modelos” e clique em ativar.

Dicas para organizar os e-mails do seu negócio

Para criar seus templates basta criar um e-mail novo.

Sugestão: grife as palavras que precisam ser editadas depois para você não esquecer.

Ao invés de enviar, você deverá clicar nos três botões ao lado da lixeira, no rodapé do corpo do e-mail.

Depois siga esse caminho: “Modelos” > “Salvar Rascunho como modelo” > “Salvar como um novo modelo“. Digite o nome do seu modelo e prontinho!

Como organizar e-mails do seu negócio

Agora, toda vez que precisar usar um modelo você deve clicar nos mesmos três pontinhos ao lado da lixeira. Depois vá em “Modelos” e clique no modelo que você deseja enviar.

Não esqueça de alterar as informações que são personalizadas!

Fazendo assim, você não perderá mais tempo criando sempre o mesmo texto para um determinado assunto.

4. Organize seus e-mails por pastas

As pastas são exclentes para organizar seus e-mails de forma muito eficiente. Então se o seu servidor permite criar pastas, então use-as com vigor!

Você pode criar dois sistemas de pastas:

→ Prioridades dos e-mails

Se você definiu checar e organizar os e-mails pela manhã e na hora do almoço, mas só irá responder no final do expediente, uma ideia legal seria criar pastas como “Hoje” e “Até o final da semana”, por exemplo.

Sendo que na pasta “Hoje” entrariam os e-mails que você precisa responder com urgência. E na outra pasta os e-mails que você pode responder depois.

→ Categorias

Algumas ideias de pastas para um negócio poderiam ser:

  • Fornecedores: e-mails de empresas que fornecem produtos e materias-primas para o seu negócio;
  • Pedidos de orçamento: os e-mails de pessoas que entraram em contato pedindo orçamento, mas que não fecharam negócio;
  • Dúvidas: de clientes que entram em contato com alguma questão;
  • Pedidos: os e-mails dos pedidos do seu negócio ou loja virtual;
  • Financeiro: tudo relacionado à parte financeira do seu negócio.

Você não precisa seguir essa lista e criar essas pastas especificamente.

É preciso sempre olhar para o seu negócio e identificar suas necessidades. Crie pastas que vão realmente ajudar a organizar seus e-mails para que a caixa de entrada fique sempre fácil de visualizar.


Manter sua caixa de entrada organizada é essencial para que você não deixe ninguém esperando uma resposta sua, além de ser muito mais fácil de visualizar tudo que está acontecendo.

São 4 dicas simples, mas que vão te poupar muito tempo e manter sua caixa de entrada funcional.

Escrito por Ella Jardim

Idealizadora do Cores & Flores Blog, sou formada em Design de Interiores, mas escolhi o design gráfico e a fotografia para mudar, de alguma forma, a vida das pessoas online.
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